7 herramientas para iniciar tu camino a la digitalización

Se ha escrito tanto sobre la “transformación digital” a lo largo de los años que la frase ha empezado a perder todo su significado. No es de extrañar que la gente se confunda al respecto, que las organizaciones no lo entiendan y, por lo tanto, no tengan la menor idea de cómo sumarse a la transformación.

La transformación digital es el acto de cambiar radicalmente el funcionamiento de su organización para que pueda sobrevivir y prosperar en la era de Internet. Pero justo el mencionar internet hace que la gente se confunda, pues muchos dueños de negocios creen que la transformación digital es lo mismo que construir un sitio web mejor. 

Es cierto que, en muchos casos, un mejor sitio web puede contribuir en gran medida a satisfacer las necesidades de los usuarios, ciudadanos o clientes, pero un sitio web nuevo y brillante no es, ni puede ser, la transformación en sí misma. El sitio web es un resultado de la transformación, es un producto, no un propósito.

Lo que importa en lo digital es la prestación del servicio; para ello, es necesario que una organización conozca bien las necesidades de sus usuarios. No es de sorprender que muchos negocios no lo han hecho, pues muchas de ellas tienen poco o ningún contacto con clientes reales, excepto a través de “encuestas de satisfacción del cliente”. 

Construir esa relación con los usuarios reales requiere dos cosas: tiempo y un equipo. Tiempo, porque el cambio no se produce de la noche a la mañana y cuanto más tiempo invierta tu negocio en demostrar a los usuarios que entiende sus necesidades, ofreciendo realmente productos que las satisfagan, más fuerte será la relación.

Y en cuanto a la parte del equipo, el mejor mecanismo para hacer que todo esto suceda es el de un equipo ágil y multidisciplinar empoderado: ágil significa que dividen el trabajo en pequeños trozos, para hacerlo más manejable; que lanzan pequeños cambios, con mucha frecuencia; que su trabajo se basa totalmente en lo que aprenden de la investigación con usuarios reales, no en conjeturas o, peor aún, en los caprichos de la dirección.

Multidisciplinario porque todos los cerebros necesarios están en la misma habitación al mismo tiempo, trabajando constantemente juntos y centrados en este único problema; es fácil que un escritor colabore con un arquitecto técnico, o que un investigador de usuarios trabaje con un gestor de entregas, o que un experto en la materia corrija suposiciones erróneas durante una reunión del equipo.

Al igual que con la “transformación digital”, se ha escrito mucho sobre la “innovación“. La innovación no vendrá de los laboratorios, no vendrá de los días fuera de las instalaciones, o de la Inteligencia Artificial, Blockchain o cualquiera que sea la próxima tecnología tendencia. La verdadera innovación viene de los equipos que hacen y que se les deja hacer.

Las empresas que se han digitalizado pueden confirmarlo, el uso de herramientas digitales innovadoras y de alto rendimiento tiene muchas ventajas, entre ellas la optimización del tiempo, permiten mayor rapidez en la comercialización, se nota el mayor retorno de la inversión.

Además, mejoran la comunicación interna y externa, son capaces de centralizar la información, permiten la mejora de la experiencia de los empleados; así como la retención de clientes y nuevas ventas.

Para ayudarte a dar el siguiente paso en tu transformación digital, hemos reunido 7 herramientas importantes para impulsar el cambio y están disponibles en el mercado actualmente. 

1. Suites colaborativas

Hoy en día, la movilidad es crucial para los empleados que necesitan acceder a los datos y recursos en todo momento. Para desarrollar y hacer crecer su lugar de trabajo digital, debes aprender a adaptarse con éxito al uso de una suite colaborativa.

Por ejemplo, G Suite de Google incluye una serie de herramientas de transformación digital muy conocidas, como Gmail, Docs, Drive y Calendar. Así, todos sus colaboradores pueden compartir información en tiempo real y tener acceso a un completo conjunto de herramientas para mejorar la comunicación y la colaboración en el trabajo.

En el mundo de Microsoft, Office 365 ofrece una suite de colaboración que facilita la comunicación corporativa, el intercambio, el almacenamiento de información y la gestión de la actividad empresarial. Herramientas como Word, Excel, Teams, Outlook y OneDrive son herramientas de productividad imprescindibles para todos tus empleados.

Como pieza fundamental y base de su lugar de trabajo digital, una suite de colaboración ofrece importantes ventajas: permite gestionar los datos, ejecutar funciones empresariales críticas, organizar las actividades de forma holística en toda la organización y prepararse para la nueva era digital.

2. Herramientas de comunicación

Una buena comunicación es un requisito previo para el éxito de cualquier empresa. La comunicación -sea exitosa o no- impacta diariamente en la productividad y el éxito de tus empleados y de tu organización.

A diferencia del correo electrónico, donde la información no es editable, puede extraviarse o distribuirse incorrectamente, las plataformas de comunicación digital centralizan toda la información importante y proporcionan una única fuente de verdad para las comunicaciones corporativas.

Con herramientas como Slack o Microsoft Teams, se pueden crear grupos de trabajo dedicados para garantizar que todos los implicados en un proyecto o un equipo estén bien informados. Esto no solo permite una mejor circulación de la información, sino también una mejor participación de las partes interesadas relevantes en los procesos clave. Todos los miembros del equipo pueden contribuir proponiendo soluciones, dando su opinión o respondiendo a preguntas. 

3. Herramientas CRM

Los sistemas de CRM (Customer Relationship Management) pueden jugar un papel importante en el éxito de tu estrategia de transformación digital. Para seguir siendo competitivo, debe ser capaz de mantenerse al día con las expectativas cada vez más altas de los clientes y los requisitos avanzados, que pueden cambiar de un día para otro. 

Un CRM ofrece varios beneficios: ayuda a las empresas a entender y atender las necesidades de los clientes, automatizar tareas, acortar los ciclos de venta y aumentar la retención, entre otras cosas, pero en general, esto lo tienen todos.

Al evaluar los sistemas de CRM, asegúrate de que puede proporcionar la información y los datos correctos que necesita, y que se integra con otras herramientas que ya tienes. Dependiendo del tipo de información que desee recopilar, diferentes sistemas pueden funcionar mejor que otros. Echa un vistazo a Salesforce, Hubspot o Freshdesk, que son ampliamente utilizados entre los equipos de ventas y marketing. Basándose en los datos de su CRM, puedes desarrollar una estrategia eficaz de marketing y ventas.

Basándose en los datos de su CRM, puede desarrollar una estrategia eficaz de salida al mercado para satisfacer las expectativas de sus clientes. Mejor aún, puede aprender a anticiparse a las expectativas para adelantarse a los competidores, ganar ventas y evitar la pérdida de clientes antes de que se produzca.

Las herramientas son indispensab
Foto Headway (Unsplash)

4. Una plataforma CMS

Es imposible hablar de transformación digital sin mencionar el software CMS (sistema de gestión de contenidos), pues con él puedes crear y gestionar contenidos digitales como sitios web y aplicaciones móviles. Los sitios web de éxito son visualmente atractivos, fáciles de navegar, proporcionan información específica y relevante y responden a las preguntas más frecuentes.

Algunos de los sistemas más conocidos son WordPress, Prestashop o Drupal. Cada uno de ellos tiene sus propias ventajas en términos de funcionalidad, facilidad de uso y precio, en comparación con los sitios hechos a medida. Si no dispone de un equipo interno dedicado a crear y gestionar su CMS, puede valer la pena contratar a una agencia experta que se dedique a crear su sitio web ideal y la experiencia del cliente.

5. Almacenamiento en la nube

Las soluciones de almacenamiento en la nube son esenciales para las organizaciones que buscan escalabilidad, despliegue rápido y gestión superior de la información. Con el almacenamiento en la nube, no hay hardware, por lo que se puede eliminar o aumentar rápidamente la capacidad bajo demanda. La información está disponible globalmente desde cualquier sistema y en cualquier momento, por lo que no hay que preocuparse por la accesibilidad regional.

Las soluciones de almacenamiento en la nube también han demostrado ofrecer altos niveles de seguridad. La seguridad de los datos es de suma importancia para todas las empresas, sobre todo ahora que muchas normativas, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), exigen a las empresas que tomen medidas de seguridad adicionales. Hoy en día, los proveedores de almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive y DropBox demuestran que pueden ofrecer los mismos estándares de seguridad, si no más, que las soluciones de almacenamiento interno.

6. Herramientas de gestión de proyectos

El éxito de la gestión de proyectos implica una mayor eficiencia, un tiempo de comercialización más rápido y la posibilidad de superar a la competencia. Es importante no sólo elegir la herramienta de gestión de proyectos digitales adecuada para su organización, sino también asegurarse de que la herramienta sea ampliamente adoptada.

Una herramienta de gestión de proyectos utilizada eficazmente ayudará a tus equipos a crear y programar tareas, a respetar los plazos del proyecto, a seguir el progreso, a aumentar la eficiencia y la capacidad de respuesta, y a proporcionar una visibilidad completa a los miembros del equipo y a los directivos. En última instancia, dará lugar a empleados más productivos, proyectos exitosos y clientes satisfechos.

Algunos ejemplos de soluciones de gestión de proyectos muy conocidas son Jira, Trello, Monday y Asana. Investiga las distintas opciones disponibles y elige la que mejor se adapte a tus necesidades.

7. Herramientas financieras

Sí, necesitas llevar tus finanzas en la nube o de nada servirá tener alta tecnología. Puedes comenzar con aplicaciones bancarias que te ayudan a saber en tiempo real cómo va tu dinero, pero también implementa terminales (tpv) que te den información de cuánto dinero está entrando a tu negocio, para tomar decisiones en los momentos adecuados.

Entre estas aplicaciones también debes considerar a la contabilidad, aunque se considere un poco tediosa y que requiere mucho tiempo, pero también es una de las partes más importantes de cualquier organización por su eficiencia, seguridad y precisión. Invertir en las herramientas digitales y la habilitación de su equipo de finanzas y contabilidad puede ayudar a acelerar los procesos, mitigar el riesgo y ahorrar dinero.

Fuentes y referencias: