Microsoft Teams el arma secreta de Invías

Invías es una empresa del sector público, que recientemente ha modernizados sus procesos de trabajo, para hacer más transparente su gestión gracias a la ayuda de Microsoft Teams.

Los cerca de 13.000 kilómetros de extensión que tiene la infraestructura vial del país son la razón de ser de este organismo adscrito al Ministerio de Transporte. Su rol principal es gestionar los proyectos de construcción, reparación y mantenimiento de las 7 troncales, que recorren el territorio de Norte a Sur, y de las 8 transversales que unen a dichas troncales en su tránsito Oriente – Occidente.

Tras más de 20 años de su creación y de hacerse cargo de buena parte de las carreteras del país, da el brinco a nuevas y modernas estrategias en estructura organizacional, iniciando el viaje a la transformación digital para garantizar eficiencia en los procesos, trabajo colaborativo entre los empleados de la institución y transparencia en toda la gestión.


El Instituto Nacional de Vías se monta en Microsoft Teams para agilizar sus procesos clave

Con esto en mente, Invías destaca 4 escenarios fundamentales con los que quiere cambiarle la cara a la Institución, transformar su manera antigua manera de trabajar y responder con cada proceso. Todo esto apoyado de una poderosa plataforma tecnológica: Microsoft Teams.

4 Escenarios fundamentales de Invías con los que quiere cambiarle la cara a la Institución

Escenario 1: Una semana menos en la adjudicación de contratos

Un proyecto, cualquiera que sea, debe ser calificado por el área de contratación de Invías antes de ser adjudicado. Este es un proceso que hoy se puede demorar entre 4 y 5 semanas y que carece de una dinámica clara en cuanto a asignación y seguimiento de tareas al interior de los equipos de trabajo, además de un sistema de información que permita acceder a otros archivos históricos.

Esta organización viene haciendo un uso convencional de correos electrónicos y su departamento de contratación, conformado por entre 80 y 150 personas según la demanda, tiene limitaciones a la hora de saber cuándo comienza o cuándo termina un proyecto, quién lo tiene a cargo, o a qué documentos históricos podrían acceder.

El uso convencional del correo electrónico hace que se generen más de 15 copias de un mismo documento entre revisiones, correcciones y sugerencias de los funcionarios involucrados.

Entendiendo este contexto, Invías decide apostar por Microsoft Teams que -a través del aplicativo Planner– permite asignar y hacer seguimiento de tareas mientras que almacena todo el historial de documentos en Sharepoint, además de contar con un Chat que aloja todas las conversaciones e interacciones de los equipos de trabajo; todo ello desde una única pantalla.

La apuesta por Microsoft Teams es en procura de hacer seguimiento y control de tareas, consolidación de una bodega digital de información y una mejor gestión de la comunicación entre equipos… Con la visualización y seguimiento de tareas que ofrece la herramienta de Microsoft es posible bajar los tiempos de adjudicación de contratos 3 ó 4 semanas, una menos de lo habitual, lo que representa una evolución significativa en términos de productividad, si se tiene en cuenta que Invías maneja entre 2 mil y 3 mil procesos de contratación en simultáneo”, agrega Eduardo Zamora, Líder de Gobierno en Línea en Invias.

Escenario 2: Mejor evidencia ante procesos administrativos

Invías es un organismo regulado por múltiples entes de control: Contraloría, Procuraduría, Fiscalía y Ministerio de Transporte, entre otros. Cuando alguno de estos considera pertinente levantar algún proceso administrativo o de auditoría, el Instituto debe estar en capacidad de presentar evidencia que justifique las decisiones que se tomaron en el desarrollo de cualquier proyecto.

Así lo explica Zamora: “Invías contrata a un abogado para dar un concepto referente a un proyecto de una carretera, él viene y hace sus recomendaciones, pero todo queda por correo electrónico, a su salida se cancela el buzón de mensajes y no hay prueba alguna de su gestión. Ahora con Teams, cualquier comentario que haga un funcionario, cualquier modificación en un documento o cualquier instrucción que haya dado, quedará registrada y almacenada en una bodega de información digital, disponible en cualquier momento para cuando aparezca alguno de estos entes de control a consultar por la decisión que se tomó a partir de ese concepto”.

Escenario 3: Streaming de audiencias públicas

Las audiencias públicas son espacios en los que Invías informa los términos de referencia de una licitación y dónde más adelante se anuncia y se adjudica algún contrato. Como parte de su gestión, el Instituto está en obligación de grabar en video estos espacios, sin embargo, es habitual que estos archivos se pierdan en el tiempo. Con Teams, gracias a la articulación del servicio de streaming que trae Office 365 e se puede integrar en una pantalla la transmisión en vivo de los vídeos de cada una de estas audiencias y dejarlo alojado en un mismo espacio donde está toda la información del proceso.

Tener a la mano estos vídeos nos permite dar respuesta oportuna y contundente cuando alguna de las empresas licitantes tiene algún reclamo referente a una adjudicación: que no se enteraron del proceso, que se hizo la audiencia de aclaraciones y su representante no vino, o que Invías no hizo el proceso de acuerdo a cómo lo demanda la ley; a todo eso podemos dar respuesta rápidamente gracias al acceso inmediato que tenemos de estos videos”, comenta Eduardo Zamora.

Escenario 4: Internet de las cosas para controlar el recaudo de los peajes

Actualmente Invías se encuentra monitoreando el comportamiento de 8 peajes en el territorio nacional a través de Internet de las Cosas (IoT) para conocer datos de comportamiento como: cuántos vehículos pasaron, de qué tipo, cómo fue pago, cuál fue el recargo diario o el recargo total por mes, entre otras.

Con ese recaudo, los peajes están en la obligación de hacer un informe consolidado que posteriormente debe ser enviado a los funcionarios del departamento de Peajes de Invías. Actualmente este documento llega con hasta 3 semanas de retraso, con lo cual Invías se limita a observar una foto de un mes atrás.

Ahora, con la implementación de esta tecnología, el proceso se hace más transparente ya que el tomador de decisiones al interior de Instituto puede ver la foto al día, pues gracias a la integración de IoT todos los datos se actualizan cada cinco minutos y le permiten al funcionario tener un respaldo más preciso para contrastar el consolidado que cada peaje enviará más adelante.

‘’Con esta solución logramos anticiparnos y sopesar cualquier error involuntario en la estructuración de estos informes. Puede pasar que el peaje reporte un número X de transacciones equivalentes a 50 millones de pesos, y que en realidad el número sea mayor… ahora con la información al día podemos entender qué pasó, si se trata de un error de software o fue que la talanquera estuvo levantada por tres horas, pero el consolidado enviado por el peaje no lo muestra. En definitiva, esto nos permite tener un control más eficiente y transparente’’, concluye Zamora.

El proyecto a futuro de Invías es convertirse en una institución de contratación digital dónde todos sus funcionarios trabajen de forma colaborativa, sus áreas se integren y su gestión sea cada vez más transparente ante sus múltiples audiencias de interés. El proceso ya inició con el área de contratación y de peajes, se espera en un mediano plazo integrar el ecosistema completo del Instituto.

Características de Microsoft Teams

Microsoft Teams reúne a las personas, conversaciones y contenido, junto con las herramientas que los equipos necesitan. Está integrado con aplicaciones familiares de Office y está construido desde cero en Office 365 y la nube global y segura de MicrosoftMicrosoft Teams está basado en cuatro promesas centrales:

  • Chat para los equipos de hoyMicrosoft Teams brinda una experiencia moderna de conversaciones, con un chat hilado y persistente para mantener involucrado a todo mundo. Las conversaciones del equipo pueden ser privadas o visibles para todo el equipo y los usuarios pueden acceder a múltiples equipos, lo que facilita cambiar entre proyectos.
  • Un centro para el trabajo en equipo. Las aplicaciones y servicios de Office que los equipos utilizan cada día: Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote y Power BI, están integradas, para que la gente cuente con la información y las herramientas que necesita.
  • Personalización para cada equipoMicrosoft Teams ofrece la posibilidad de personalizar los espacios de trabajo con pestañas, conectores y bots por parte de terceros, así como herramientas conocidas de Microsoft como Microsoft Planner y Visual Studio Team Services. Más de 150 integraciones están disponibles o lo estarán pronto, con empresas como SAP, Trello, Hipmunk, Growbot y ModuleQ que ya han comenzado a construir en la plataforma.
  • Seguridad en la que confían los equipos. Microsoft Teams está construido en la nube de híper escala y grado empresarial de Office 365, para entregar las capacidades avanzadas en seguridad y cumplimiento de normas que las empresas esperan. Teams soporta estándares globales entre los que se encuentran SOC 1, SOC 2, EU Model Clauses, ISO27001 e HIPAA.

Vía: Carolina Sánchez