Años atrás, casi cualquier publicación informática hablaba sobre la oficina sin papel, incluso escuché hablar del tema en la universidad. Lo cierto es que en esta época de dispositivos móviles, en donde cualquier pyme promedio utiliza smartphones, tablets, etc., todavía se sigue utilizando mucho papel. Todos hablan de la protección/seguridad de datos electrónicos. Pero ¿qué sucede con la protección de los documentos en papel?
Cuando se trata de documentos en papel, existen empresas como por ejemplo Iron Mountain, que se encargan de administrarlos. Esta tarea consiste en: custodia y gestión de archivos, escaneo y digitalización, copias de respaldo (backup) y recuperación, como también, la gestión de la propiedad intelectual.
¿Qué se puede hacer para usar menos papel? Día a día, el volumen de información generado, no sólo es enorme, sino que no para de crecer. Pero surgen nuevas propuestas como el BigData. Con esto se pretende resolver los problemas como la captura, el almacenamiento, búsqueda, análisis, visualización y compartición de grandes volúmenes de datos.
No importa que en la etapa inicial de recopilación de datos se realice en papel o que todavía se impriman facturas y comprobantes varios. Las soluciones que ofrecen empresas como Iron Mountain, abarcan tanto la gestión y custodia de documentos en papel como en digital.
Las compañías que todavía generan grandes cantidades de documentos en papel, necesitan de empresas especializadas para su gestión, de la misma forma necesitan empresas especializadas para proteger sus datos digitales.
Por el momento la oficina sin papel parece ser un mito, pero si se tienen en cuenta los volúmenes de datos que se generan actualmente, la perspectiva parece ser otra y tal vez no pase mucho tiempo para que el uso del papel sea algo tan raro, como depender de una disquería para escuchar los últimos éxitos musicales.
Más info:
Gestión de documentos: www.ironmountain.es
¿Qué es BigData? en inglés: www.sapbigdata.com